Ciò che conservi e perché

01In una frase #sec_4d0d24f2

La ritenzione non si spunta: si regola categoria per categoria, si constata con il rapporto e si sospende con una misura motivata quando una procedura lo richiede.

02Dove si trova #sec_c23ce8a2

Impostazioni › Politica di ritenzione. Questa pagina è la facciata dell'argomento; due collegamenti in testa alla pagina conducono alle altre due schermate.

03Le durate #sec_bc0d8abf

Trentaquattro categorie di dati, raggruppate per trigger — chiusura di campagna, emissione di una prova, fine della souscription, in flusso. Il gruppo risponde alla prima metà dell'unica domanda che si pone davvero: da quando e per quanto tempo?

La durata nominale non è una data di scomparsa. La cancellazione completa avviene trentacinque giorni dopo, quando i backup sono scaduti. La colonna di destra lo scrive su due righe — quanto tempo, poi da cosa — perché confondere i due fa promettere una scomparsa che non è ancora avvenuta.

Alcune durate sono un piano minimo. Lo schermo mostra allora almeno . Un istantanea di campagna vive almeno la sua durata nominale, e oltre finché una prova non cancellata ne dipende. Mostrare solo il valore sarebbe falso.

Non si può disattivare una durata, e non è una funzione mancante. L'elenco delle unità — giorni, settimane, mesi, anni — non sa esprimere l'infinito, e il tetto di dieci anni chiude l'ultimo percorso. Una conservazione senza termine non è conservazione, è un dimenticato di cancellare che nessuno potrà spiegare.

Alcune righe non si regolano affatto. Una durata imposta deriva da un obbligo legale o da un dato di cui l'editore è responsabile; una durata dipendente segue strettamente l'oggetto che accompagna. Lo schermo lo dice con un lucchetto piuttosto che di grigia senza motivo.

La deroga

Uscire dai limiti del profilo richiede una deroga, e si registra — non si sollecita . La decisione si prende fuori dal prodotto: parere legale, comitato, arbitrato interno. REVIEWIT fornisce il meccanismo e la traccia, non l'arbitrato.

Tre campi sono obbligatori, e ognuno risponde a una domanda che un verificatore porrà tra anni: il motivo , l' approvatore — nominato con il suo identificativo, perché « il RSSI » è irrintracciabile dieci anni dopo — e la data di revisione . Sollevare una deroga non la rimuove: ha fondato una conservazione, e il fascicolo deve poterla spiegare dopo.

04Ciò che viene effettivamente cancellato #sec_a5a1e708

Lo schermo mostra un conto onesto: N categorie su 34 sono effettivamente cancellate . Le altre non sono dimenticate — non hanno un meccanismo, ed dirlo è meglio che mostrare trentaquattro durate di cui la maggior parte non si applicherebbero a nulla. Una politica mostrata ma non applicata produce una prova di conformità falsa.

Una categoria può essere cancellata senza che nessuna riga scompaia. Quando più categorie condividono lo stesso record, la cancellazione avviene campo per campo: il contenuto parte, la prova di consegna rimane. Lo schermo lo annuncia — applicato — contenuto svuotato — perché un lettore che verifica in base troverebbe le sue righe e concluderebbe che il dispositivo mente.

05Il rapporto #sec_a69c9127

Non dimostra ciò che è stato cancellato: spiega ciò che è stato conservato . La mappa oscura ne è il cuore — conservato pur essendo eleggibile —, ed è la parte che l'auditor legge.

Quattro motivi di mantenimento, ognuno con le sue tre colonne: chi può agire , quando si risolve , quale restrizione d'uso . Senza di esse, un numero per motivo lascia ancora porre la domanda « e allora? ».

Nessuno zero dove nulla conta. Un motivo di cui nessun meccanismo misura gli oggetti porta non contato , in tratteggio. Uno zero affermerebbe che nulla è conservato a questo titolo, il che sarebbe falso.

E un contatore che non esiste da nessun'altra parte: il numero di categorie che non hanno cancellato nulla affatto. Un rapporto tutto verde può significare che il dispositivo è morto; questo contatore esiste perché il silenzio non passi inosservato.

06Le misure di conservazione #sec_7e4f6ae9

Una misura sospende la cancellazione del suo bersaglio e di ciò che ne dipende. Non la rimuove: al termine, la cancellazione riprende al ciclo successivo.

Porre una misura richiede quattro cose, e nessuna è decorativa:

Il raggio d'azione si calcola al momento della posa, mai ricopiato sugli oggetti tenuti. È questo che permette al sollevamento di non scatenare alcun trattamento: non c'è nulla da disfare, la misura semplicemente smette di essere trovata.

Sollevare richiede il proprio motivo. È il gesto più esposto dei due: la posa protegge, il sollevamento rimuove una protezione.

07Le due panne silenziose #sec_07d6e553

Un ciclo che non elimina più nulla assomiglia punto per punto a un ciclo che non aveva nulla da fare. È per questo che ogni passaggio lascia una riga nel registro anche quando non purga nulla, e che il rapporto conta le categorie rimaste a zero. Senza questa riga, un dispositivo in panne e un dispositivo a riposo sono indistinguibili.

Una misurazione la cui revisione è scaduta tiene sempre — ma nessuno ha mai confermato che dovesse tenere. È l'unico rosso dello schermo delle misurazioni, e merita questo trattamento: un hold diventato non opponibile è più pericoloso di un hold assente, perché assomiglia a un hold valido.

08Da ricordare #sec_7ae9ae73

• La durata nominale non è la data di scomparsa: contate trentacinque giorni in più.
• Almeno non è un'approssimazione: è un piano di base, e una prova può superarlo.
• Non si disattiva una durata. Se cercate questo pulsante, la domanda è altrove.
• Il conto « N su 34 » è la riga più onesta dello schermo. Leggetelo prima delle durate.
• Una misurazione di conservazione senza termine non esiste, e una revisione scaduta non è un dettaglio.